Accountants
Bewijsbeslag op privé e-mail van accountants
ECLI:NL:RBAMS:2014:5303
Dat een bewijsbeslag dat op een accountantskantoor wordt gelegd behoorlijk ver kan gaan, blijkt uit deze interessante uitspraak. De rechter oordeelt namelijk dat in dit geval zelfs de privé e-mail van de betrokken accountants onder het bewijsbeslag valt. Zij moeten daar (indirect) inzage in geven.
Een accountantskantoor verricht fiscale werkzaamheden en stelt jaarrekeningen samen voor een bedrijfsgroep die is gespecialiseerd in het beheer en onderhoud van drinkwaterinstallaties. De moedervennootschap laat onderzoek uitvoeren naar een tweetal dividendbesluiten van een oud-aandeelhouder van één van haar voormalige dochters. Naar aanleiding van dat onderzoek worden diverse procedures gevoerd, waarin zij stelt dat het accountantskantoor heeft meegewerkt aan het antedateren van de dividendbesluiten, althans heeft meegewerkt aan het uitkeren van dividend zonder dat daaraan een besluit ten grondslag ligt.
Het accountantskantoor verstrekt de vennootschap tegen vergoeding een kopie van haar dossier. De vennootschap stelt echter dat zij niet alle stukken ter beschikking kreeg gesteld, waarop zij bewijsbeslag legt onder het accountantskantoor. In dit geding wordt gevorderd dat daadwerkelijk onderzoek mag worden verricht op de in beslag genomen informatiedragers.
Het accountantskantoor verweert zich door te stellen dat sprake zou zijn van een zogenaamde fishing expedition. De rechtbank verwerpt dit standpunt, nu het accountantskantoor niet heeft betwist dat zakelijke correspondentie ook via privé e-mailadressen werd afgewikkeld en dat zij nog geen inzage heeft gegeven in deze correspondentie. Zowel interne correspondentie als de privé e-mailadressen mogen aan het onderzoek worden onderworpen. De rechtbank oordeelt dat de geheimhoudingsverplichting daaraan niet in de weg staat, nu het belang van waarheidsvinding prevaleert. Om de inbreuk op deze geheimhoudingsplicht te verkleinen, dient een notaris de relevante stukken uit de zoekresultaten te selecteren en waar nodig te anonimiseren.
Opvallend aan dit vonnis is dat het bewijsbeslag dat de vennootschap legt zeer ruim wordt ingevuld. Zij gaat dus zelfs zover, dat inzage moet worden gegeven in de privé e-mail van de betrokken accountants. Eveneens dient inzage te worden gegeven in de interne correspondentie tussen de betrokken accountants, die in voorkomende gevallen toch vertrouwelijke en gevoelige informatie kan bevatten. De accountants zullen er in dit geval niet aan ontkomen om (indirect) inzage te geven in gegevens die onder hun geheimhoudingsplicht vallen. Weliswaar is door de rechtbank dus een notaris benoemd om de informatie te beoordelen en enkel de relevante stukken te sorteren, maar dit doet niet af aan het feit dat de accountants wel alle beschikbare gegevens moeten verstrekken.
Met deze uitspraak is overigens niet gezegd dat de waarheidsplicht altijd boven de geheimhoudingsplicht gaat, maar het geeft wel een indicatie dat de geheimhoudingsplicht van accountants in dit soort kwesties niet altijd gegarandeerd hoeft te zijn.